Rôle et responsabilité du syndic de copropriété

Rôle et responsabilité du syndic de copropriété

Les fonctions du syndic

L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 confère au syndic les pouvoirs d’un organe exécutif. Il est ainsi notamment chargé :
– d’assurer l’exécution des dispositions du règlement de copropriété et des décisions de l’assemblée générale (travaux, entretien courant, gestion du personnel, recouvrement des charges, etc.).
– d’administrer l’immeuble, de veiller à sa conservation et à son entretien.
En cas d’urgence, il doit faire procéder de sa propre initiative à l’exécution de tous les travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble. Mais il doit convoquer immédiatement l’assemblée afin de faire ratifier les décisions prises. Sans décision préalable de l’assemblée et après consultation du conseil syndical, il peut aussi demander le versement d’une provision spéciale représentant au plus le tiers du devis des travaux en question.
– d’établir le budget prévisionnel du syndicat et de le soumettre au vote de l’assemblée générale. Il doit tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l’égard du syndicat, ainsi que la situation de trésorerie.
– de percevoir les avances sur trésorerie et provisions sur travaux.
Lors de sa première désignation et au moins tous les trois ans, il doit soumettre au vote de l’assemblée générale la décision de constituer des provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d’entretien ou de conservation susceptibles d’être nécessaires dans les trois années à échoir et non encore décidés par l’assemblée générale. Cette décision est prise à la majorité de l’article 25 (majorité absolue de tous les copropriétaires présents ou absents).
– d’ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat.
L’assemblée peut décider de ne pas ouvrir un compte séparé à la majorité de l’article 25.
– de représenter le syndicat dans tous les actes civils et en justice.

La loi Solidarité et Renouvellement Urbain du 13 décembre 2000 lui impose également d’établir et de tenir à jour un « carnet d’entretien ». Le syndic devra également afficher dans les parties communes le compte-rendu des décisions d’assemblée ayant trait aux travaux et à l’entretien de l’immeuble.
Quand un lot est mis en vente, le syndic doit fournir une copie du carnet à tout vendeur qui en fait la demande. Ce carnet doit être fourni par le vendeur à tout candidat à l’acquisition d’un lot de copropriété.
Le décret du 30 mai 2001 en a précisé le contenu. Le carnet doit notamment mentionner, pour chaque bâtiment, les références des contrats d’assurance et leurs dates d’échéance, l’année de réalisation des travaux importants (réfection des toitures, ravalement des façades, remplacement de l’ascenseur, de la chaudière, des canalisations, etc.) ainsi que l’identité des entreprises ayant réalisé ces travaux, la référence des contrats d’assurance dommages-ouvrage en cours, les références différents contrats d’entretien en cours et leur date d’échéance, et s’il existe, l’échéancier du programme pluriannuel des travaux décidé par l’assemblée générale. D’autres mentions complémentaires sur l’état de l’immeuble pourront être décidées par cette dernière. (Décret 2001-477, JO du 3/6/01)

La responsabilité du syndic

La responsabilité du syndic est engagée devant les copropriétaires s’il n’exerce pas correctement ses fonctions ou s’il ne respecte pas les règles de fonctionnement de la copropriété. Il peut ainsi être condamné à verser des dommages-intérêts à la copropriété si ses actes ou ses négligences ont causé un préjudice financier ou contribué à la dégradation de l’immeuble.

Sa responsabilité ne peut plus toutefois être engagée si l’assemblée a approuvé les actes du syndic en accordant le quitus.

Les honoraires du syndic

Un arrêté du 19 mars 2010, publié au JO du 21 mars 2010, a fixé la liste des prestations qui doivent obligatoirement être comprises dans le forfait annuel de base facturé par les syndics de copropriété. Toute autre prestation particulière doit être mentionnée et tarifée dans le contrat de syndic.

Le forfait annuel de base doit donc comprendre les prestations suivantes :

Prestations invariables

I. Assemblée générale annuelle

  • I-1. Elaboration et envoi de la convocation, des documents à joindre à la convocation et des projets de résolutions (1).
  • I-2. Réunion du conseil syndical précédant l’assemblée générale. Objet de la réunion.
    • I-2.1. Etablissement de l’ordre du jour.
    • I-2.2. Présence du syndic ou de son représentant [il convient de préciser expressément la durée contractuelle prévue comme incluse dans le forfait ainsi que les jours et les plages horaires convenus].
  • I-3. Mise à disposition de tous les copropriétaires des différentes pièces comptables et justificatives dans les conditions prévues à l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965.
  • I-4. Tenue de l’assemblée générale.
    • I-4.1. Etablissement de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs.
    • I-4.2. Tenue du registre des procès-verbaux.
    • I-4.3. Procès-verbal : rédaction du procès-verbal lorsque le syndic est élu secrétaire.
    • I-4.4. Envoi et notification du procès-verbal (1).
    • I-4.5. Affichage dans les parties communes de la copropriété d’un procès-verbal abrégé mentionnant les résolutions relatives à l’entretien de la copropriété et aux travaux.
    • I-4.6. Présence du syndic ou de son représentant [il convient de préciser expressément la durée contractuelle prévue comme incluse dans le forfait ainsi que les jours et les plages horaires convenus].

II. Comptabilité générale de la copropriété

  • II-1. Etablissement du compte de gestion générale et des annexes du syndicat des copropriétaires.
    • II-1.1. Présentation des comptes en conformité avec la réglementation en vigueur.
    • II-1.2. Etablissement du budget prévisionnel, en collaboration avec le conseil syndical.
  • II-2. Compte copropriétaires.
    • II-2.1. Etablissement et mise à jour de la liste des copropriétaires.
    • II-2.2. Tenue des comptes des copropriétaires.
    • II-2.3. Appel des provisions sur budget prévisionnel (1).
    • II-2.4. Imputations des consommations individuelles de fluide ou d’énergie lorsque les compteurs sont déjà installés lors de la désignation du syndic.
  • II-3. Compte fournisseurs. Factures.
    • II-3.1. Vérification et paiement des factures.
  • II-4. Remise au syndic successeur de l’état financier, de la totalité des fonds, de l’état des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat.
  • II-5. Compte bancaire séparé ou, le cas échéant, compte du cabinet en cas de dispense (possibilité de prix différencié selon le choix de la copropriété).

III. Administration et gestion de la copropriété en conformité avec le règlement de copropriété

  • III-1. Archives du syndicat.
    • III-1.1. Détention : Détention, conservation des archives utiles dans le cadre de la gestion courante de l’immeuble [il convient de préciser expressément leur nature, leur volume et leur ancienneté], notamment les plans, le règlement de copropriété, l’état de répartition des charges, l’état de division, les procès-verbaux des assemblées générales, les contrats de travail des préposés du syndicat, les contrats d’assurance de l’immeuble et documents nécessaires pour leur mise en oeuvre, les documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble dont les délais de contestation ne sont pas révolus, les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs, ainsi que toute pièce administrative datant de moins de deux ans.
    • III-1.2. Transmission des archives au syndic successeur.
    • III-1.3. Elaboration et transmission au conseil syndical du bordereau récapitulatif des archives transmises au syndic successeur.
  • III-2. Conseil syndical. Obligations administratives.
    • III-2.1. Mise à disposition et communication au conseil syndical de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion du syndicat (1).
    • III-2.2. Recueil des avis écrits du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire.
  • III-3. Entretien et maintenance.
    • III-3.1. Visite de la copropriété dans les conditions définies au contrat (nombre et modalités à préciser).
    • III-3.2. Négociation, passation, suivi des marchés des prestataires et gestion des contrats à l’échéance dans le cadre du budget prévisionnel.
    • III-3.3. Gestion de tous les diagnostics/dossiers obligatoires.
    • III-3.4. Carnet d’entretien : établissement et mise à jour pour les informations mentionnées aux articles 3 et 4 du décret n° 2001-477 du 30 mai 2001.
    • III-3.5. En vue de la consultation en assemblée générale, appel d’offres, étude des devis et mise en concurrence résultant de la demande d’une pluralité de devis ou de l’établissement d’un devis descriptif soumis à l’évaluation de plusieurs entreprises lorsque celle-ci est obligatoire dans le cadre des travaux de maintenance définis à l’article 45 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967.
    • III-3.6. Gestion des travaux d’entretien et de maintenance.

IV. Assurances

  • IV-1. Souscription des polices d’assurance au nom du syndicat et avec l’accord préalable du syndicat.
  • IV-2. Déclaration des sinistres concernant les parties communes et les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties communes.
  • IV-3. Règlement des indemnités aux bénéficiaires.

V. Gestion du personnel

  • V-1. Recherche et entretien préalable (les coûts de la publication des annonces ne sont pas compris) (2).
  • V-2. Etablissement du contrat de travail et, le cas échéant, de ses avenants (2).
  • V-3. Paiement du salaire et de toute indemnité, prime… due au salarié (2).
  • V-4. Tenue du livre des salaires et édition des bulletins de paie (2).
  • V-5. Déclarations et paiement aux organismes fiscaux et sociaux (2).
  • V-6. Attestations et déclarations obligatoires (2).
  • V-7. Gestion des remplacements pendant les congés, arrêts maladie et maternité (2).
  • V-8. Mise en place du DUERSST et mise à jour (2).
  • V-9. Gestion de la formation du personnel du syndicat (2).
  • V-I. Divers.
    • V-I.1. Calcul des intérêts légaux au profit du syndicat.

(1) Prestations hors frais de tirages, d’affranchissements et d’acheminements. (2) Prestations effectuées de façon habituelle si présence de personnel du syndicat des copropriétaires.

Réalisé en collaboration avec des professionnels du droit et de la finance, sous la direction d’Eric Roig, diplômé d’HEC