Le syndic, désignation et changement

  Syndic professionnel ou « bénévole »

Toute copropriété doit avoir un syndic, mais celui-ci peut être un professionnel, ou non. Dans ce dernier cas, on parle souvent de syndic bénévole, même si cette expression n’est pas totalement appropriée. Le syndic « bénévole », qui a les mêmes fonctions que le professionnel :

• doit être un des copropriétaires de l’immeuble : il doit donc posséder un lot dans la copropriété, même peu important (une cave peut suffire !) ;

• peut tout à fait percevoir de la copropriété, en plus du remboursement des frais qu’il engage pour elle (courrier, assurance de responsabilité, frais divers), une rémunération : il faut simplement veiller à ce que celle-ci ne constitue pas l’essentiel de ses revenus, ce qui pourrait avoir des conséquences importantes pour lui, notamment sur le plan fiscal et social (obligation de se déclarer à l’Urssaf, de payer des cotisations au titre de professions libérales, …).

Comme tout copropriétaire, vous serez un jour tenté de vous passer de syndic professionnel et de faire appel à un syndic bénévole, qui, précision importante, ne peut être choisi que parmi les copropriétaires. L’expérience de ceux qui ont franchi le pas montre que cette solution n’est envisageable que dans les petites copropriétés, celles qui ne comptent pas plus de 10 ou 15 lots ou dans les copropriétés familiales. Dans les autres situations, quand on fait le total de ce qui relève de l’action et de la responsabilité du syndic (organiser les assemblées générales et suivre l’exécution de leurs décisions, tenir la comptabilité de la copropriété, souscrire les assurances, organiser, suivre et réceptionner les travaux, gérer le personnel ou les entreprises extérieures, procéder aux appels de fonds, relancer les copropriétaires défaillants, etc.,), on se dit qu’il vaut mieux laisser cela à un professionnel qui dispose de toute l’infrastructure nécessaire à la gestion d’un immeuble. Et ce d’autant plus que les moyens ne manquent pas de contrôler la gestion du syndic et, que, le cas échéant, il est toujours possible d’en changer.

La quasi-totalité des copropriétés fonctionnent avec un syndic professionnel. Celui-ci est alors soumis aux dispositions de la loi du 2 janvier 1970 (dite loi Hoguet), et doit notamment être titulaire d’une carte professionnelle. Cette carte, délivrée par la préfecture, atteste notamment que le syndic est titulaire d’une assurance professionnelle, qu’il dispose d’une garantie financière, qu’il possède les compétences requises par la législation, et enfin qu’il n’a pas fait l’objet de condamnations pénales. Evidemment, si l’on opte pour le syndic bénévole, aucune de ces obligations ne s’applique à lui : la copropriété aura alors tout intérêt à souscrire une assurance de responsabilité destinée à couvrir les éventuels préjudices qui pourraient résulter d’une gestion défectueuse ou d’une faute commise par le syndic dans l’exercice de ses fonctions.

Avant d’élire un syndic pour la première fois, n’hésitez pas à vous assurer qu’il est bien titulaire de la carte professionnelle et des assurances et garanties obligatoires : demandez lui pour cela de vous fournir une photocopie de ces documents.

  Comment est désigné le syndic ?

Toute copropriété, même la plus petite, doit être pourvue d’un syndic. Celui-ci, qu’il soit professionnel ou non, est en principe élu par l’assemblée générale à la majorité des voix de tous les copropriétaires ou majorité de l’article 25. C’est à cette même majorité que le syndic peut être révoqué.

Dans les immeubles neufs qui sont mis en copropriété, le syndic est en principe désigné directement par le règlement de copropriété. Il peut s’agir, ce qui est souvent le cas, du promoteur. Ce syndic provisoire gère alors l’immeuble comme un autre syndic, mais il a l’obligation, au plus tard dans l’année qui suit la création de la copropriété, de convoquer une assemblée générale qui pourra soit confirmer ce syndic dans ses fonctions (si lui même est « candidat »), soit élire un nouveau syndic. S’il ne convoque pas d’AG au terme de cette première année, son mandat prend fin de plein droit et tout copropriétaire peut alors demander au tribunal de grande instance la nomination d’un syndic judiciaire.

Bien que les situations soient différentes, dès que le syndic n’est plus en mesure d’assumer ses fonctions, qu’il en est empêché (accident, maladie, liquidation judiciaire, …), ou que l’assemblée générale n’a pu se mettre d’accord sur le choix d’un syndic, tout copropriétaire peut demander au président du tribunal de grande instance de procéder à la nomination d’un syndic ou d’un administrateur provisoire. La principale mission de celui-ci consistera alors à gérer les affaires courantes et à remettre la copropriété sur « ses rails » en convoquant une AG qui devra se prononcer sur la désignation d’un nouveau syndic.

Le mandat du syndic élu par l’AG est de 3 ans maximum, mais il n’y a pas de limite à son renouvellement. Tant que les deux parties sont d’accord (le syndic et la copropriété réunie en AG), ce mandat peut donc être renouvelé. La durée du mandat doit évidemment figurer « noir sur blanc » dans le contrat du syndic soumis et voté par l’AG. Le plus sûr est d’indiquer également la date de début et la date de fin, au moyen d’une formule du type « le syndic est nommé pour une durée de … année(s), qui commencera le … pour se terminer le … »

Le renouvellement du contrat de syndic ne peut pas être automatique ; il doit être décidé par un vote de l’assemblée générale réunie avant la date d’échéance du contrat. Et lors de ce renouvellement, les conditions du contrat peuvent faire l’objet d’une renégociation.

Si vous faites appel à un nouveau syndic, il peut être judicieux de prévoir un mandat limité à une année, de manière à « tester » ce syndic, avant de s’engager avec lui pour une période plus longue.

  Une rémunération librement négociée

La rémunération du syndic est fixé librement entre les copropriétaires et lui-même. Elle doit faire l’objet d’un vote de l’assemblée générale qui se prononce à la majorité simple (ou majorité de l’article 24). Comme il n’existe aucun barème en la matière, il vous appartient, en tant que copropriétaire, de négocier avec votre syndic le montant de ses honoraires et des différents frais qu’il va vous facturer pour ses interventions. Sachant que rien ne vous empêche évidemment de solliciter plusieurs syndics et de faire jouer la concurrence entre eux.

De toute façon, lorsqu’elle doit se prononcer sur la désignation du syndic, l’assemblée générale doit recevoir, au plus tard en même temps que l’ordre du jour, un projet de contrat comportant un décompte détaillé des honoraires auxquels peut prétendre le syndic. Ce décompte doit faire ressortir le montant total de ces honoraires, ainsi que la répartition selon les différents types de rémunération : honoraires de gestion courante et autres honoraires de gestion le cas échéant, assiette des honoraires à percevoir en cas de travaux exceptionnels et autres honoraires pour prestations particulières notamment. Même si cela peut vous paraître un peu fastidieux, vous devez prendre le temps de lire et « d’éplucher » toutes les clauses du contrat (de celle relative aux frais de photocopies à celle relative aux frais sur travaux) qui sera soumis à l’AG, pour savoir à quoi votre copropriété va s’engager : n’hésitez pas à demander des précisions, à faire supprimer des clauses qui vous semblent peu claires, voire abusives, etc. Ce genre de mission peut d’ailleurs tout à fait être prise en charge par le conseil syndical.

La rémunération du syndic constitue une charge générale de la copropriété, répartie comme telle entre les copropriétaires. Même si le contrat du syndic est conclu pour plusieurs années, il prévoit en général une clause de révision annuelle des honoraires, clause tout à fait légale mais qui doit simplement être fondée sur des éléments (par exemple l’indice du coût de la vie, ou l’indice du coût de la construction) suffisamment clairs pour éviter toute ambiguité.

  Peut-on changer de syndic ?

Le syndic est lié à la copropriété par un contrat de mandat, et non par un contrat de travail (il n’est pas son salarié). Comme tout mandat, celui du syndic peut être révoqué, à tout moment ; de son côté, le syndic peut aussi démissionner. Mais dans tous les cas, certaines règles doivent être observées, pour éviter tout litige.

La façon la plus simple de changer de syndic est de ne pas renouveler le mandat du titulaire en place, à l’échéance de son mandat. Il faut simplement veiller alors à désigner, au cours de l’AG qui marque la fin du mandat du syndic actuel, un nouveau syndic, puisque toute copropriété doit avoir un syndic. Donc, en résumé, si vous décidez de ne pas renouveler votre syndic actuel, vous devez vous y préparer à l’avance, trouver un nouveau syndic, vous mettre d’accord avec lui sur les conditions de son mandat (notamment ses honoraires), et lui demander de préparer un contrat qui devra être soumis au vote de l’AG. Le plus simple est que le conseil syndical se charge de toute cette recherche, sachant en dernier lieu, que ce sera à l’assemblée générale de voter.

Lorsqu’il y a un changement de syndic, pour quelque raison que ce soit, l’ancien syndic doit, dans le mois de la cessation de ses fonctions, transmettre à son remplaçant les documents de la copropriété en sa possession ainsi que tous les fonds immédiatement disponibles. Dans les deux mois qui suivent, il devra lui remettre le solde des fonds et lui fournir un état précis des comptes de la copropriété et des copropriétaires.

Il peut arriver que les copropriétaires souhaitent se séparer de leur syndic alors que son mandat n’est pas encore arrivé à échéance. Par exemple, le mandat du syndic est de 3 ans (ce qui est le maximum rappelons le), et la copropriété souhaite, au terme de la première année, y mettre fin.

• Première précision, seule une assemblée générale peut décider cette révocation (il faut évidemment que celle-ci figure à l’ordre du jour) : elle doit le faire à la même majorité que celle prévue pour l’élection, soit la majorité absolue des copropriétaires (majorité dite de l’article 25). En d’autres termes, ce n’est pas par une pétition, même unanime, des copropriétaires, ou une décision du conseil syndical que l’on peut mettre fin aux fonctions du syndic ! Il faut donc attendre la prochaine AG pour prendre cette décision, ou, lorsque la situation est vraiment « intenable », demander la convocation d’une AG extraordinaire.

• Deuxième précision, essentielle : la révocation d’un syndic en cours de mandat doit être justifiée par des motifs sérieux : négligences graves (par exemple dans le recouvrement des charges), inertie (par exemple absence de mise en œuvre des décisions prises en AG), fautes de gestion, … Le syndic doit en outre avoir la possibilité de « présenter sa défense » devant l’AG. A défaut, la copropriété pourrait être condamnée à lui verser des dommages-intérêts pour révocation abusive.

Afin d’éviter que la copropriété ne soit dépourvue de syndic, il faut prévoir, lors de l’AG qui va voter la révocation du syndic actuel, l’élection d’un nouveau syndic. Ce qui suppose, comme en cas de non-renouvellement du mandat, que les copropriétaires aient déjà réfléchi à la question.

De son côté, le syndic est libre de démissionner, sans que la copropriété puisse s’y opposer. Celle-ci pourra toutefois obtenir des dommages-intérêts si cette démission se fait dans des conditions telles qu’elle porte atteinte à la bonne marche de la copropriété : ce sera le cas par exemple si le syndic démissionne de manière brutale, avec effet immédiat et sans avoir préparé la suite.

Idéalement, le syndic qui envisage de démissionner devrait :

• informer le président du conseil syndical, s’il en existe un, de son intention de convoquer l’assemblée générale pour lui notifier sa démission et l’inviter à désigner son successeur ;

• proposer un délai avant la prise d’effet de sa démission ;

• convoquer l’assemblée générale avec, à l’ordre du jour, les deux questions suivantes :  » démission du syndic à compter du …..  » ;  » désignation du nouveau syndic à compter du ….. « .

Pour éviter de se retrouver sans syndic, les copropriétaires ont intérêt de faire insérer dans le contrat de leur syndic une clause par laquelle celui-ci s’engage, en cas de démission, à prévenir les copropriétaires à l’avance, et à organiser la convocation et la tenue de l’AG (ou des AG) qui sera chargée de désigner son remplaçant.

Si le syndic s’est démis de ses fonctions sans avoir préalablement convoqué une assemblée générale pour désigner son remplaçant, n’importe quel copropriétaire peut demander au président du TGI de désigner un administrateur provisoire chargé notamment de convoquer l’assemblée en vue de désigner un nouveau syndic.